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施工企业合同管理方案

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摘要:合同管理是施工企业管理的重要组成部分,直接影响施工项目是否顺利进行和施工企业的预定效益能否实现。增强施工企业全员,尤其是主要负责人的合同管理意识,建立并逐步健全合同管理机构,配备专业的合同管理人员,以施工合同、劳务分包合同、专业技术分包合同为管理重点,研究合同条款预测并减轻履约风险,建立合同台账,实现合同的动态管理和信息化管理,从而保障施工企业的经济效益,实现企业的长久发展。

关键词:合同管理;意识;机构;人员素质;动态管理;信息化管理

0引言

随着施工技术的日益更新,工程项目规模的逐步增大,工期的相应延长,施工过程中不确定风险的因素较之前也有所增加,配套的合同条款和合同管理工作的细化和完善也提上日程。施工企业不能进行有效的施工合同管理,必然影响到工程建设顺利进行。因此,施工企业必须在确保工程质量的前提下,规范合同管理程序,明确管理职责,降低合同风险,保证工程的顺利进行,实现施工企业的经济效益。

1施工企业合同分类

区分合同主体的不同,施工企业合同可以分为:与业主签订的建设工程施工合同,与材料设备供应单位签订材料设备采购合同,与专业分包单位签订分包合同,与劳务企业签订工程劳务承包合同,与机械设备出租单位签订的机械设备租赁合同,与构件供应单位签订加工定做合同,与软件产权单位签订的工程管理软件使用许可合同,与保险公司签订的工程保险合同等。其中,建设工程施工合同是施工企业主要合同之一,工程施工合同主要约定工程范围、建设工期、质量要求与技术交底、工程价款结算与质保维护等相关条款,其标的是将设计图纸变为满足功能、质量、进度、投资等发包人投资预期目的的工程产品。根据施工内容的不同又可以分为:设计施工总承包合同、施工合同(承接全部或部分的施工任务)。施工企业合同种类繁多,内容复杂,因此必须规范公司合同管理程序,明确管理职责,降低合同风险,将企业的生产计划纳入合同的管理之中,保证工程的顺利进行,实现企业既定的各项经济指标和正常运转。

2施工企业合同管理现状

2.1合同管理意识淡薄

很多施工企业领导及管理人员出现问题后不研究合同条款依合同规定办事,而是习惯找领导协商,让领导出面沟通,使用行政力量和手段解决;有的施工企业只顾承揽施工任务,签订合同前不研究合同风险,未通过条款对风险进行分配和规避,风险事件一旦发生,小则利润目标无法实现,大则造成不可挽回的经济损失;有的施工企业虽然对合同的签订重视,聘请法律顾问研究完善合同条款,但合同签订后项目管理人员就很少花时间去研究,甚至出现了有问题找对方询问解决办法的现象,增加了不必要的时间和成本支出。

2.2合同管理机构不健全,合同管理人员专业较差

施工企业需要对合同进行管理,现状是很多施工企业不设立合同管理机构,或者虽设立合同管理机构但形同虚设,合同管理人员只对签订的合同进行登记,缺乏一套自合同签订到履行终止的操作流程,对合同的分析审查、监督和检查力度不够,不能做到从签订到履行全过程有效的监管。规模较小的施工企业大多没有专门的合同管理机构,重预算管理,轻合同管理,遇有工程签约,临时抽调人员应付了事,这些临时抽调的人员非专业合同管理人员,工程签约结束就回各自工作部门,根本谈不上对合同的及时跟踪和动态管理。工程施工合同涉及面广,合同管理是一个全局的,专业性、技术性强、极为复杂的工作,要求合同管理人员既要熟悉专业法律知识、工程施工技术知识和合同管理知识,还需要对施工过程有一定程度的了解。现状是,这类专业性强、综合性的管理人才比较缺乏,而且没有引起相关企业的重视,缺乏专业性、系统性的培训。

2.3合同管理信息化偏低

有些施工企业合同管理相对滞后,合同管理办法还是五年甚至是十年之前的,未根据项目及法律法规的变化对合同示范文本适时更新;有些施工企业虽设立合同管理部门,但缺乏对合同签订、实施过程的规范化管理,签订之前不审查,实施过程不控制,完结之后不总结;有些施工企业对合同文本资料归档整理工作很重视,但缺乏合同管理软件管理意识,未能像使用项目的计量软件一样使用专门的合同软件,合同流程的更新和优化、项目内部信息资源的开发和利用无从谈起,合同管理的信息化程度偏低。

3合同管理的基本方法

3.1树立合同观念,加强合同意识

对于施工企业而言,合同管理直接关系到项目风险能否得到规避转移,项目的质量、进度、成本、2018注册送白菜网站目标能否实现,企业预期经济效益能否实现。施工企业的各层次管理人员特别是负责人和合同管理人员,不但要学习《建筑法》,更要学习《招标投标法》、《合同法》,使他们在工程项目管理中处处以合同为依据。把合同管理工作纳入到企业管理的日程,使合同管理工作规范化、日常化。

3.2设立合同管理机构,提高合同管理人员素质

设立专门的合同管理机构,并对合同管理部门的权责及与其他职能部门之间的界限进行合理界定,明确合同管理人员的权责利,建立完善岗位竞争机制和奖惩机制;聘请专职的法律顾问,对施工企业各类合同示范文本相关条款进行审核、规范,减少合同纠纷,降低经营风险。定时对合同管理人员进行在职培训,组织专题学习和讨论,从而培养出素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的合同管理人才,并建立有效交流渠道,以达到互相促进、互补不足的目的。

3.3规范合同签订程序,增加审查力度

考虑到施工过程的复杂性和施工合同的重要性,《合同法》要求工程施工合同采用书面形式,而不是进行口头承诺和保证。合同一经签订生效,即成为约束双方的最严格的法律文件。所以在签订合同前,对合同主体资格进行审查,无营业执照或相应资质的单位不能作为合同关系的主体;联合法律顾问对其中合同条款进行详细推敲,增加有效防范和化解风险措施的具体条款,对合同的合法性和严密性进行审查,尤其是相关的违约条件和违约责任,尽可能避免存在引起合同纠纷的条款;对涉及数额较大或者关系企业重大经济利益的合同,要专门立会审议,由法律顾问审核,分管领导把关,层层负责,保证合同签订的正确性和合规性。

3.4对分包合同及劳务合同加强管理

严格按照工程项目招标文件的规定进行工程分包和劳务分包,并将拟分包的项目和拟定的分包人名单附在投标文件中。在分包合同签订之前审核分包商和劳务公司的资质和2018注册送白菜网站管理制度,在合同条款中明确规定双方的权利义务。合同实施过程中,对所分包的工程和劳务进行2018注册送白菜网站生产检查,由项目部合同管理人员建立合同台账,对分包和劳务合同进行动态监管。

3.5合同变更和索赔管理

由于项目施工条件复杂,工期较长,施工过程中变更时有发生,变更意味着索赔的机会,所以在工程实施中必须加强管理。在签订合同之前,就应区分各个合同的具体工作范围,分析合同变更和索赔的可能性,综合考虑各种不利因素,采取最有效的合同管理策略和索赔策略;把合同纠纷控制在最低范围内,以保证合同的全面履行以及工程结算的顺利开展;施工中,安排专人从事信息资料管理工作,为合同履行制造索赔机会,并对业主、监理单位的指令特别是口头指令及时整理成书面文件予以签认,力争做到证据齐全,计算准确。工程变更受控,减少或者避免反索赔,使施工中的进度、质量、成本、2018注册送白菜网站处于受控状态,极大程度上减少了合同纠纷的可能性,从而确保工程项目的履约能力和预期收益,减少施工企业经济损失。

3.6动态及信息化管理工程

施工合同管理应遵循动态管理原则,贯穿于施工合同签订开始至施工结束的全过程中。合同的动态管理有两个层次,一是企业合同管理部门对企业合同体系的筹划及履行的情况和项目合同管理情况进行定时跟踪检查和监督,另一个是项目合同管理人员对本项目的合同进行从签订履约直至解除全过程管理。动态管理最基本的是分项目建立合同台账,并将合同台账管理贯穿于整个项目实施过程;在合同履约过程中发出必要的书函,保存往来书函作为发生纠纷时的证据,这也是企业履行合同的一种自我保护。施工企业面临快速的发展和日益激烈的注册送体验金无需申请竞争,使企业管理面临的挑战和监管要求越来越多,现代化的企业合同管理逐步脱离单纯的纸质人工管理,逐渐形成专业化、网络化和规范化的合同管理趋势以一种更加高效更加便捷的合同管理方式即使用专业的合同管理软件信息化管理。合同管理软件以合同管理的流程分析为基础,从企业内控和风险管理的视角进行合同管理的分析,形成合同管理的生命周期并最终落实在合同管理各个环节的管控中。

4结语

建设工程施工合同管理作为施工企业项目管理的重要内容之一,与工程项目质量进度成本目标密切相关,关系到企业的履约能力和工程能否顺利进行;只有提高企业管理层的合同管理意识,将合同管理规范化,及时准确地对工程承包活动进行预测,提出避免法律风险的方案,完善合同管理中存在的法律、法规不配套、不健全等问题,从而确保工程质量、降低工程造价和缩短工程工期,实现施工单位在完成合同约定效益最大化,提高企业的应变、发展和竞争能力。

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作者:王晓东 单位:廊坊市交通公路工程有限公司

企业经济杂志责任编辑:张雨    阅读:人次

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