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加强高校院系档案管理工作的思考

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高校院系档案是指高校各院系在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学校、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。院系档案是高校档案的重要组成部分,是记录院系领导履职过程及各项活动的痕迹,是展现院系发展历程的珍贵记忆。习近平总书记在浙江工作期间考察浙江档案馆时强调,档案工作是一项非常重要的工作,因为档案工作是一项基础性工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案[1]。随着法治中国建设的不断推进,文化建设的深入开展,社会信用体系建设的不断完善,院系档案在服务师生员工、服务院系建设、服务学校文化育人中心工作中发挥着越来越重要的作用,院系档案规范化管理的呼声越来越高涨。

一、高校院系档案的重要作用

1.高校院系档案是院系各项工作的重要凭证。院系档案是记录院系领导履职过程及各项工作的痕迹,在教学评估、科研项目申报、职称评定、出国留学及各项检查工作中发挥重要的凭证和支撑作用。以华中科技大学为例,该校水电与数字化工程学院某教授利用某项目获奖证书,为水利工程学科顺利通过教育部第四轮学科评估提供了重要支撑;机械科学与工程学院某教授利用某项科研项目获奖材料及相关技术资料,为成功申报中国科学院院士起到支撑作用;该校校友,原武汉光电国家实验室某副教授,利用某项科研项目材料,被顺利评为深圳市高层次专业地方级领军人才称号;2017年3至4月份,中央巡视组对该校开展巡视工作,及时、真实地提供单位内部制度汇编、会议记录、会议纪要、党支部工作及组织生活记录等档案材料是巡视工作的重要内容之一。在此次巡视工作中,院系档案完善的单位,能及时提供相关材料,很好地证明工作开展情况。

2.高校院系诚信档案助力社会信用体系建设。面对注册送体验金无需申请经济和社会转型时期带来的诸多道德失范和行为失范现象,我国已经开始了一项浩大的道德建设工程和公民素质建设工程———社会信用建设[2]。档案是我国信用信息的重要组成部分,院系档案真实反映了该院系及师生员工个人的信用信息。随着国家信用体系的不断完善,反映院系、教师及学生的诚信档案一直备受社会各界关注,科研机构及企业研发部门希望信用高的科研人员参与技术开发与研究,用人单位也希望高校毕业生具有较高的信用。以华中科技大学为例,我校每年向教育部提交的各类学生学历学位信息,为用人单位评价毕业生信用提供了重要凭证。通过学历学位信息的共享,达到了净化社会风气的作用,使学历不敢造假、不能造假、不想造假成为全社会共识。

3.高校院系档案是开展校园文化建设的生动素材。文化建设作为“五位一体”建设中的关键一环,其重要性不言而喻。深层次、多渠道开发档案信息资源,不断向师生员工和社会大众推出精品力作,是校园文化建设的一个重要方面。习近平在中共中央政治局第二十五次集体学习时强调,让历史说话,用史实发言,要尽量掌握第一手材料,要多通过档案、资料、事实、当事人证词等各种人证、物证来说话[3]。院系档案记录着院系的历史轨迹,是院系长期发展积累的宝贵财富,主要包括教学、党政管理、科研、实验室建设、知名校友、优秀教师、优秀学生及优秀社团等材料。这些材料见证了院系发展历程,彰显了高校师生艰苦奋斗、自强不息、乐于奉献的大学精神。院系档案以其真实可靠、生动直观、展现形式多样的特点,在校园文化建设中发挥着重要的作用。以华中科技大学为例,在各类院庆活动中,该校机械科学与工程学院、管理学院、经济学院等单位充分利用老照片、科研奖证、优秀教师、知名校友等材料展示了学院发展的艰辛历程和创造的辉煌历史;在改革开放三十周年之际,电气学院、船海学院等单位利用专利、奖证、照片等老档案,制作专题展览,展示了三十年辉煌巨变。

二、高校院系档案的内容及分类

根据院系活动和建档的内容,院系档案主要包括党政管理档案、教学档案、科研档案、学生档案、实验室档案和其他工作档案等六个方面[4]。需要移交学校档案馆保存的材料,院系可复制备份,以便日常查阅利用;不需移交学校档案馆的材料,由院系保存。党政管理档案主要包括:院系党建工作、行政管理工作、工会活动、团委学生活动等材料。此类材料需由院系保存。教学档案主要包括:院系教学管理与教学改革、课堂教学与教学实践、学籍管理、学科建设、教学检查、教学评估及教学研究等材料。其中,涉及毕业生学籍材料、成绩表、省部级及以上教学成果获奖材料、教学基地审批文件等须报相关职能部门或移交学校档案馆保存,其他材料由院系保存。科研档案主要包括:科研项目准备阶段、研究实验阶段、总结阶段、成果申报阶段、应用转化阶段材料及合同、专利等材料。其中,属于重大级、重要级的研究课题和专利材料,由相关职能部门移交学校档案馆,一般级的研究课题及成果由院系保存。学生档案主要包括:高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。学生档案材料形成后,需及时移交学校档案馆保存。实验室档案主要包括:实验室建设与管理材料、实验室人员业务材料、实验室仪器设备材料。重点实验室建设材料及学校签批的仪器设备材料要移交学校档案馆保存。其他工作档案主要包括:院系重要会议、重要活动、重要项目形成的材料以及校友毕业回校聚会资料等。重要材料需移交学校档案馆保存。

三、高校院系档案管理存在的问题

1.档案管理制度不健全。档案管理制度是对文件归档、规范化整理、档案管理、档案利用等工作的规范性文件制度,主要包括归档制度、保管制度、借阅制度、销毁制度、管理体系及职责等。科学、完善的档案管理制度是院系档案工作正常有效开展的保证,是提高院系档案管理工作效率和工作质量的重要管理手段。据了解,目前我国高校院系档案管理工作普遍缺少规范的档案管理制度及实施细则,导致材料归档不规范。容易出现归档材料不系统,如材料分类不标准,档号缺乏扩展性;归档材料不完整,如有些材料只有正本缺少定稿,有些材料只有正件缺少附件,有些材料只有结果性文件缺少依据性文件;归档材料不准确,如归档材料非最终版本,材料签字盖章手续不完备等。

3.档案管理人员业务水平有待提高。《高等学校档案管理办法》规定:学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。但实际工作中,很多院系并没有配备专职的档案工作人员,高校院系档案工作人员通常由教学或行政秘书兼任,而教学或行政秘书教辅工作繁忙,只能挤时间应付档案管理工作,并且普遍存在不懂档案知识,不熟悉档案业务的问题;此外,院系档案人员更换频繁,岗位变换时缺乏规范的档案交接手续,档案资源流失严重。院系档案管理人员的不稳定性、不专业性导致院系档案管理工作无法有序开展。

3.档案管理条件差,手段落后。良好的档案管理条件是高校院系档案管理达标的一个主要因素。高校院系档案管理工作一般起步较晚,由于学校扩招院系学生增加、学科建设发展及科研平台的建设等原因,院系办公用房相对紧张[5]。很多院系并未设立专门的档案室,档案材料要么存放在办公室,要么分放到各个科室,甚至堆放到会议室角落里,根本达不到防光、防潮、防渍等档案管理规定。而且普遍缺乏档案管理专门的软硬件设备设施,导致档案工作现代化水平远远低于信息化社会对档案工作技术装备的要求。其次,档案管理的自动化程度不高,大部分还停留在手工管理阶段,管理状况好的单位会有电子目录,管理状况不好的单位,材料堆放杂乱无章,缺乏电子目录,无法实现计算机检索,档案利用不充分、不便捷。

四、加强院系档案管理工作的对策

华中科技大学院系档案工作经过多年的努力和实践,积累了一定的经验。笔者以该校生命科学与技术学院档案管理为例,提出以下几点解决对策:

1.建立健全院系档案管理制度。制度是开展工作的准则和依据,工作要想做得好,制度要先行。只有制定科学合理的院系档案管理制度,才能指导和规范院系档案管理工作。该校生命科学与技术学院档案室成立之初便开始着手制度建设。依据《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》并结合院系档案工作实际,在学校档案馆的指导下,完成了《生命科学与技术学院档案建设与管理办法》(以下简称为《办法》)、《生命科学与技术学院档案建设与管理责任清单》(以下简称为《责任清单》)及《生命科学与技术学院兼职档案员工作职责》(以下简称《档案员工作职责》)。《办法》明确了院系档案工作的领导体系与职责、责任落实与追究、归档范围与整理方法、档案利用、条件保障等。《责任清单》明确规范了责任科室、责任岗位、责任人及其具体的归档范围。该清单具有很强的可操作性,哪个科室、哪个岗位、哪个人归档哪些材料,一目了然,使得档案归档与岗位职责紧密挂钩,年终考核实际上就成了对每个人形成的档案的考核;人员调离要先完成档案的交接。《档案员工作职责》明确了各科室档案工作责任人及兼职档案员的具体工作职责。

2.加强业务培训,提升专业水平。档案管理人员是档案管理工作的具体执行者,其信息素养和业务水平直接影响院系档案管理工作的开展。该校生命科学与技术学院档案室制度建设完成后,校档案馆老师及时地组织了生科院各科室档案管理责任人及兼职档案员,开展了多种形式的档案管理培训。首先,开展了专场档案管理工作培训,从档案的历史变迁、新时期痕迹管理到如何开展院系档案工作,进行了详细生动的讲解,提升了理论水平。其次,组织档案管理责任人和兼职档案员到档案馆进行现场观摩教学,深入各类档案库房及档案整理室,手把手教授各门类档案的具体整理方法,提升了实际操作能力。最后,档案馆老师到生科院档案室现场答疑和业务指导。通过几次集中培训,短时间内对归档范围、整理方法、上架与排列等基本档案管理工作得以熟练操作。

3.加强信息化管理手段。院系档案传统的管理方法已跟不上信息时代的步伐,为提高档案工作效率,提升档案现代化管理水平,方便档案材料和档案信息的利用,院系档案工作应加强信息化管理手段。该校生命科学与技术学院档案室基础工作准备就绪后,便开始了目录数据库和全文数据库的建设。学校档案馆还专门为该院提供了学校档案管理信息系统院系节点,可以实现档案著录、数据导入、数据导出、批量挂接、查询、借阅、利用、业务流程管理等功能,也可以实现电子档案的自动归档和智能化管理功能。从而不仅可以提升院系档案的信息化管理水平,实现档案信息的快速查询利用,同时也促进了校内档案资源的共建与共享。

参考文献

[1]张淑芳.必须高度重视档案工作[J].档案天地,2015(1).

[2]张泽.社会信用视角下大学生诚信档案建设的思考[J].档案研究,2014(5).

[3]习近平:让历史说话用史实发言深入开展中国人民抗战研究[EB/OL].

[4]童燕,张桂霞.对新时期加强高校二级院系档案管理的思考[J].中国西部科技,2011(11).

[5]余纪珍.关于高校院系档案管理工作的思考[J].文教资料,2012(4).

作者:王鹏;范智新

生命的化学杂志责任编辑:张雨    阅读:人次

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