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情商理论在科技期刊编辑流程中的运用

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1在初审阶段的应用

1.1急作者所急,提高初审效率

科技期刊的编辑,自己也会作为作者写文章和投稿,所以,对于给期刊投稿的作者,编辑会很容易产生同理心。作者在投稿之后,一般都是怀着焦急和迫切的心情等待结果,期盼着编辑部给出录用与否的答复;所以编辑应尽量缩短初审的时间,加速稿件运转流程,在平常的工作中,争取能够每天处理需要初审的稿件,做到“及时处理不积压”。同时,对发表时间上有特殊要求,如毕业或职称评审有时间限制的作者,在初审通过后可以优先送外审。真正做到急作者所急、为作者着想。

1.2对专家和作者负责,严把初审质量关

初审是科技期刊编辑出版过程中的第一关,初审质量的高低对期刊的学术质量会直接产生重要的影响[5]。编辑应该有敏锐的判断力和较强的责任心,还要有扎实的编辑技能和学科专业水平[6],严把初审关。初审阶段,编辑应在真实性、写作水平、研究内容、学科领域等方面对稿件进行严格的全方位的审查;切不可一味追求速度,而让不合格的稿件进入下一个环节。初审质量的提高,既是对审稿专家工作的尊重,也是对作者负责。对审稿专家而言,一方面,编辑将较有新意、写作规范、内容充实的稿件送其审理,有利于塑造期刊良好形象,会使专家对期刊产生认同感,认为该刊稿件的整体水平较高,还有可能争取到专家以后的投稿[7];另一方面,避免将一些有“硬伤”的稿件送给专家审理,占用专家的时间资源。对作者而言,初审阶段对不合格的稿件直接退稿,也为其争取了更多的时间进行修改,以提高稿件质量。但编辑要注意的是,在通知作者退稿时,措辞应委婉,不可用居高临下或者冷冰冰的态度;退稿邮件中,不要言之无物,应尽量给出明确的指导性意见,让作者知道如何改进。

2在外审阶段的应用

2.1尊重专家,及时沟通交流要暖心

在稿件送外审的阶段,编辑应注重与专家保持良好的沟通交流。审稿专家是期刊的宝贵财富,他们多为各个学科领域有一定知名度的专家、学科带头人或领军人物,往往在教学或科研方面承担着繁重的任务。审稿专家为期刊审稿,几乎等同于义务奉献,是公益性的;而且他们多数只能在繁忙的工作之余,利用自己的私人时间来完成审稿任务,其辛苦不言而喻。因此,专家能为期刊审稿,编辑首先应表示感谢,积极肯定专家的付出,并在沟通和交流中对专家表现出真诚的关心,回复应当及时、礼貌而热情,给专家留下良好的印象。编辑还应该把握送审的频率,尽量不要在很短的时间内多次请同一位专家审稿,以免增加专家的工作负担。稿件送审后编辑应及时跟进,了解专家审理的状态。专家接受审稿后,若未按时审回,编辑的催审邮件也应礼貌客气、语言得体;若专家拒审,但推荐了其他审稿专家,编辑一定要及时给予感谢,而不要理所应当地接受,或若无其事地不予理会。如专家回复“忙”“身体抱恙”等而拒审,编辑可以发邮件或短信对“身体抱恙”的专家表示问候,祝愿其早日康复;对“忙”的专家表示理解,并保持继续联系,邀请其以后为期刊审稿。

2.2体谅作者,处理退稿态度诚恳有真心

外审结束后对退稿的处理,也应体现编辑的真诚,向作者传达善意。在给作者说明退稿理由时,具体内容方面的意见,可稍加编辑后直接附上;对有的结论性意见,专家的措词可能比较直接,如“研究很不深入”“毫无新意”“基本概念一塌糊涂”等,这时编辑就要进行适当加工,如改用“研究需进一步深入”“在创新性上面应当加强”“基本概念最好再明确”等含蓄的表述后再发给作者,以免挫伤作者的积极性和自尊心。可以说,如果没有稿件,期刊就成了无水之源,编辑应对投稿的作者报以感激之情;作者撰稿付出了大量劳动,编辑应体谅并理解作者。所以即便是退稿也应向作者表示谢意,邮件中可以加上“感谢您对本刊的厚爱”“希望继续支持本刊”等诚恳的话语。退稿要掌握“退稿不退人”的原则[8],无论稿件是否录用,都争取让作者从中受益[9]。用真诚之心对待作者,也为将来争取更多优秀的稿件打下了基础。此外,对于专家认为“有创新”但又存在某些难以修改的问题、审理意见是“退稿”的稿件,编辑处理时要慎重。有时,通过良好而深入的沟通,可能挽救一篇优秀的稿件。本刊编辑在处理一篇专家认为“很有创新”但结论是“退稿”的稿件时,考虑到其创新性比较可贵,所以没有贸然退稿。经过与研究生作者的导师电话沟通,了解到该生学习能力强、基础扎实、实验设计合理有创新;分析出稿件存在问题的原因是,作者欠缺科技论文的写作经验、有些必要的问题未叙述清楚、投稿前也未请导师审阅。所以编辑从科技论文写作的角度,向作者耐心讲述了写作规范及注意事项,并请其在文章结构、前后逻辑、应用实例方面加强修改;中间又多次答复作者的疑问。之后,该作者将退稿后经过重大修改的稿件重新投稿给本刊,经过2位专家审理,结果都是优秀、可以发表。本刊对该稿给予录用,作者及其导师再三对编辑表示了感谢。

2.3对待专家和作者,真诚服务有爱心

适度地为对方着想也许很容易,暖心的话语说出来似乎也很简单,但是这种善意、关心和爱心会带给人长久的温暖和感动。无论是审稿专家还是作者,编辑温暖得体的处理方式会让人感受到:他们面对的不是一个冰冷的编辑部,而是一个个热心的人。编辑在与专家和作者交流时多进行换位思考,既缩短了人与人之间的距离,也维护和提高了期刊的形象。由于科技期刊的特殊性,审稿专家和作者的身份并不是固定的:专家虽然这次从事的是审稿的工作,但他们也是潜在的作者,编辑发自内心的善意、良好的沟通,会让专家对编辑的工作认同,继而对期刊产生好感,将来就有可能把自己或学生的稿件投给期刊,从而实现了专家资源向作者资源的转换;而今天投稿的研究生作者,他们中的佼佼者数年之后也许会成长为其专业领域的学科带头人或领军人物,到那时也有能力作为外审专家来审理稿件,就是说当初的作者资源又转换成了期刊的专家资源。

3在退修阶段的应用

3.1耐心帮助作者上传合格修改稿

对于改后再审的稿件,编辑不应简单地将审稿专家的意见罗列之后就撒手不管,而是要耐心负起职责。有许多研究生作者或写作经验不足的作者,面对专家详细的审理意见,往往是“虽然知道如何改,但改后上传的稿件却不合格”。这时编辑就要给作者的邮件中附上详细的说明,必要时打电话沟通,为作者提供必要的帮助。在此阶段,编辑也要严加审查,对于修改不合格的稿件,可以让作者再次或多次进行修改。这看似严苛的举动,实则为作者负责,也为稿件顺利通过复审打下了良好的基础。

3.2热心助力作者完成难改稿件

在退修阶段,有时会遇到这样一类稿件———内容充实、创新性强,但语句不通顺、表述不规范或图表文不符之处较多,这类稿件需要编辑协助作者花大力气修改。因这类稿件的作者一般属于缺乏写作经验、文字表达能力不强的,写出的文章有逻辑不通的缺点,即典型的“能说明白,但写出来别人看不明白”;所以本刊编辑的体会是,与其沟通时,采取面对面(针对校内作者)或打电话交流的方式,效果比较好。此时,编辑要担负起培养作者的职责[10],详尽告知作者科技论文的写作规范;还要加倍耐心和细致,帮助作者逐一解决稿件中的问题,寻找最准确的表达方式,直到将稿件修改合格。编辑要有热心和包容心,也要善于发现此类作者的优点,他们虽然起点不高,但经过帮助后往往进步较快,几次修改之后,其稿件质量会大大提高,他们也会从中受益。此外,有的研究生作者对修改量大的稿件打了退堂鼓,以“要毕业没时间改”为由提出撤稿。此时编辑应加以鼓励,并指出文章中的闪光点,使其增强信心,从而端正态度、克服困难,产生进取动力[11]。同时编辑也应换位思考,多体谅学生在毕业前夕要应对答辩等诸多事宜,时间比较紧张,可以在修改时间上予以宽限。绝大多数作者在编辑的督促、支持和鼓励之下,都能顺利完成稿件的修改。

4在编校阶段的应用

4.1编辑用高度责任心,保证稿件加工质量

编辑加工是对稿件质量起重要作用的环节,一是进行内容审读和文字修改,确保每一篇稿件达到文字表达的尽量准确和字词句的高度完善;二是进行技术加工,使稿件达到科技期刊出版的标准与规范。在这个阶段编辑一方面要有高度的责任心,对编辑规范熟练掌握,另一方面还要深入浅出地向作者传达出版的规范和标准,使作者修改后的稿件达到一定的要求。编辑对稿件内容的高度“较真”,也是对作者的高度负责。编辑加工阶段编辑的工作量非常大,许多稿件需要经过多次修改,才能达到发表的标准。同时稿件的修改也需要作者的密切配合,可以说编辑加工阶段浸透了编辑和作者的汗水。编辑与作者良好的沟通,才能保证更好的合作,以确保稿件顺利修改合格。

4.2编辑作者同心,完成校对工作

作者校对是出版之前最后一个也是至关重要的环节[12]。经过前期数次修改,有的作者产生了疲倦心理,看到清样以为终于万事大吉,便忽视了校对,有的作者甚至连自己编写的公式出现排版错误也发现不了,而直接回复“没有任何问题”。这就要求编辑校时应认真细致,也需要编辑向作者说明校对的重要性,请作者认真对待校对工作,编辑和作者同心协力为稿件把关,力争把作者的论文完美地呈现给读者。

5结束语

合格的科技期刊编辑不仅要注重专业知识和编辑知识的积累,更要把情商理论融入到各个编辑流程中。在与作者或审稿专家交流时,应多给对方以尊重和体谅,多进行换位思考,用希望别人对待自己的方式去对待别人,才能充分赢得作者的肯定和认同,得到专家支持和信任。融洽的人际关系、高尚的职业道德、高度的责任感能够助力编辑更好地发挥职业作用,实现职业价值。编辑应本着对稿件质量全面把关,对作者认真负责的态度,用心对待每一篇稿件,这样不仅可以得到作者对编辑工作的认可,也有利于期刊长期、健康发展,保证期刊拥有充实、优质的稿源。

情商理论在科技期刊编辑流程中的运用责任编辑:张雨    阅读:人次
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